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基于新形势下的办公室行政管理工作分析

发布时间:2017-12-03 09:26

  【摘要】本文分析了办公室行政管理工作的内涵及工作职能,阐述了新形势下办公室行政管理工作的现状,提出了优化办公室行政管理工作的主要策略,旨在促进办公室行政管理工作在新形势下发挥其最大的功效,提高行政主体的办公室管理水平。


  【关键词】新形势;办公室行政管理工作;分析


  【中图分类号】C931.4【文献标识码】B【文章编号】2095-3089(2017)02-0114-02


  一、新形势下办公室行政管理工作概述


  (一)办公室新政管理工作的内涵


  在行政管理活动中,行政主体利用国家权利实现对各项社会事务的有效管理。具体而言,专指国家各级政府部门在运作及履行其职能的过程中,对具体事项的处理及问题解决过程中所有程序、环节的管理活动的总称。而办公室行政管理工作的开展,是管理主体各项管理活动开展的基础。就学校而言,办公室是连接学校各个部门的桥梁,办公室行政管理工作的有效开展是实现学校正常开展工作的先决条件。当代高校都建立了相应的行政管理工作运行体系,作为高校的主要管理部门,办公室行政管理工作的水平体现了学校整体的管理水平。学校的办公室服务于全校师生,肩负着发布与汇总学校各种信息的职责,对各个部门的职责与工作进行相应的协调与管理,办公室行政管理实现了各个部门管理工作的协调开展,保证了学校的有序高效运作。现阶段,办公室行政管理工作具有精细化、高效性及服务性的特点。办公室行政管理人员在完成各项工作的基础上,应及时与其他部门进行沟通,因而,办公室行政管理人员是服务于其他部门及成员的。


  (二)新形势下办公室新政管理工作的职能


  在行政管理工作中,办公室是一个特殊的行政机构,作为单位的中枢部门,办公室具有承上启下的作用,于上其是单位领导决策的助手,对下其是传达重要精神的主要手段,此外,办公室还肩负着与其他部门沟通协调的职能,具有督办协查的特殊职能。随着时代的变化,在新形式下,办公室行政管理的职能发生了相应的变化。


  1.参谋咨询的职能


  在企业、学校等政府部门,其决策方式由依靠传统经验方法的转变为采用民主讨论,办公室作为单位的重要组成部分,其应更多的参与其中,办公室人员也由被动接受领导安排的任务变为主动的参与决策。就学校的办公室而言,其主要负责信息及材料的收集,为保证信息的真实性,办公室人员需要与其他部门进行一定的沟通,在实际调查的基础上完成材料及信息的收集。办公室人员通过对其收集的信息进行一定的加工及分析,将其中的重点资料整理成案并交于领导,协助领导完成决策。办公室成员应及时掌握上级部门提倡及传达的核心思想,关注学校的整体工作目标及重点工作,结合学校自身的发展现状提出学校发展的思路及对策。


  2.协调、沟通的职能


  办公室作为单位内外部联系的纽带,是协调内部各个部门关系的重要机构,其通过与单位内部其他部门及外部单位的有效沟通,实现了单位间、部门间信息的共享及思想的传达。例如,高效办公室具有沟通、协调的基本功能,通过办公室,实现了学校上级主管部门、各部门上下左右、其他学校及有关合作单位间的沟通与交流。通过有效的协调,各部门间大体上保持了步调一致,对不同的意见及建议,通过沟通商讨,选择出最优的意见。在涉及整体利益与个人利益冲突的时候,由办公室结合各部门进行协调,通过对涉事双方的调节,最终实现内部各个部门间的和谐相处,办公室通过协调各项工作及环节,保证了学校整体目标及各项小目标的有序推进。


  3.服务管理的职能


  办公室还具有服务管理的职能,依旧以学校办公室为例,其管理与服务职能是相互连接的,作为学校的重要部门,办公室首先具有服务于领导的职责,其以参谋助手的身份,协助领导安排相关事宜,处理相关事务,及时完成领导交办的其他任务。其次,办公室还要服务于学校其他各个部门及全体教师,学校的档案管理、会议室安排、文件管理、印章管理及传真收发等具有服务性质的任务都由学校的办公室来完成。因此,办公室工作人员必须具有强烈的服务意识。最后,办公室还肩负着为学生服务的职责,作为学校的行政管理部门,办公室人员应及时倾听学生诉求,帮助学生解決生活及学习上的困难。办公室行政管理人员的工作及服务态度,在一定程度上直接决定了学校办公室行政管理的水平及最终质量,因此,办公室工作人员必须积极热情的投入到学校的办公室行政管理工作中去。


  4.督办协查的职能


  作为单位的行政管理部门,办公室具有督办协查的职能。在学校中,办公室是基本的基层管理部门,其负责了解并掌握其他部门及工作人员的实际工作情况,关注学校整体目标及各项工作任务的具体进展。若发现部分人员在工作中无故拖延,办公室应采取相应的措施对其进行提醒,必要的时候督促其实施。办公室对各部门工作的开展情况要按时汇报领导,便于领导层依据情况的变化进行相应的调整。


  二、新形势下的办公室行政管理工作分析


  (一)办公室行政管理工作现状分析


  随着时代的不断变化,办公室行政管理工作在不断的进行改革,虽然取得了一定的成效,但在具体发展过程中依旧存在诸多的问题。


  1.对办公室行政管理工作的认识不足


  办公室行政管理工作的有序开展直接影响单位整体目标的实现及各项工作的成效。但部分领导人员并未认识到办公室行政管理工作的重要性,忽视行政管理工作对企业及单位整体目标的贡献。再者,作为办公室工作人员,其对办公室工作的认识不足,将工作重点放在某一项具体工作上,未发挥其沟通、协调及督办协查的职能。由于对办公室行政管理工作的认识不足,阻碍了行政主体的稳定发展。


  2.采取的管理方法缺乏科学性


  一般而言,办公室行政管理工作涉及的工作内容繁多,操作程序复杂,为保证行政主体各项工作的有序开展,办公室工作人员不仅要耐心细致的完成工作,更要采取科学的行政管理方法指导工作,但现阶段的行政管理工作缺乏科学管理方法的指导,办公室行政管理工作的质量难以保障。


  3.办公室人员的工作能力及业务水平偏低


  由于人才选拨制度的影响,部分单位行政管理工作人员主要来自于企业内部的其他部门,其对办公室行政管理的内容及职能了解甚少,其工作模式以传统的经验型为主,在处理工作的过程中,常常表现出难以胜任具体工作的局面,工作的积极主动性不足,办公人员整体工作能力及业务水平较低。


  (二)新形势下办公室行政管理工作的改进措施


  1.创新办公室管理办法


  随着信息时代的到来,现代办公室引入了互联网办公模式,办公室行政管理工作的开展,应在总结工作经验的基础上,结合办公室的功能,利用现代技术,开发出相应的办公软件,总结并创新现有办公室管理办法,促进办公室行政管理的自动化、智能化发展。


  2.培养专业的办公室管理人员


  办公室工作人员应具备基本的计算机基础知识、经济法律知识及公共关系、行政管理知识,单位应结合自身工作内容组织办公室人员进行培训,打造一支专业的办公室管理人员。提高办公室工作人员的组织协调能力,提高办公室行政管理的工作效率及质量。


  3.建立完善的办公室规章制度


  为保证办公室行政管理工作的有效开展,应建立完善的办公室规章制度及明确的岗位职责,实现办公室工作有章可循、责权明晰的发展模式。将办公流程以规章制度的形式确定下来,有利于办公室工作人员公平、公正的开展工作,提高办公室行政管理的效率及质量。


  三、总结


  新形式下办公室行政管理工作的内容及范围更加的复杂,由于办公室工作人员业务水平有限、相关领导对办公室行政管理的认识不足,管理方法缺乏科学性等多方面问题的存在,造成办公室行政管理的效率低下,因此,应建立完善的规章制度,加大对办公室行政管理的重视程度,使得办公室行政管理工作发挥其最大的效果。


  作者:冯成


  参考文献


  [1]陈琳.新形势下办公室行政管理工作初探[J].才智,2014,35:367.


  [2]刘翠贤.浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务,2012,19:33-34.

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